【Power Automate×Forms】Formsで回答があったら内容をメールで受け取れるようにする
Power Automateについて興味があります！という声をいただいたので、わたしの愛用している設定をご紹介します！
Formsで「各回答の通知をメールで受け取る」設定にしていても、何か回答があった、という通知しか来なくて、いちいちFormsまで回答を確認しにいかないといけないのが面倒だな……と思ったことはありませんか？
今回はそんな問題をPower Automateで解決したいと思います！
Power Automate って何？
Power Automateは、Microsoft 365やその他のサービスのデータを受け取って、ほかのサービスを自動で動かすことができる自動化ツールです。
例えば下記のようなことができます。
- Outlookでメールを受信したらTeamsに投稿する
- Teamsのチームに追加したユーザーに、ウェルカムメッセージを自動送信する
- Instagramに投稿した写真をTwitterに投稿する
この記事では、わたしがよく使っている「Formsに回答があったら、メールで自分に回答内容を送信する」というフローを作っていきます！
Power Automate でメールを送るためのテンプレートを探す
Power Automateでできることが多岐にわたるため、いったんテンプレートを探してみましょう。
今回は「学生が小テストを完了したらOutlookで通知を受け取る」を選びます。
テンプレートを編集して設定（フロー）を作る
When a new response is submitted（新しい回答が送信されたら）
フォームIDの部分で、対象にしたいフォームを選択します。
Apply to each（それぞれに適用）
Get response details（回答の詳細を取得）
フォームIDがもう一度出てくるので、 When a new response is submitted と同じフォームを選びます。
Get my profile
テンプレートに入っていますが、365ユーザー情報を取得してくるフローは今回いらないので、…からメニューを表示して削除します。
Send an email（メールを送信）
- 宛先：自分のメールアドレス（または送信したい先のメールアドレス）
- 件名：自分とってわかりやすい件名
- 本文：フォームからの入力項目＋分かりやすいテキスト
入力欄をクリックすると、以下のようなウィンドウが出てきて、フォームからの入力項目を出力するコードを簡単に設置できます。
このような感じで入力しておくとよいでしょう。
フローをテストする
フローを保存したらテストしてみましょう！
右上にある
から手動テストを実行します。
※過去にテストをしたことがあるフローなら、自動テストを実行することも可能です
テストには、フローに連携したフォームから実際に回答を送信する必要があります。
送信するとPower Automateの画面にテストの結果が表示されます。
成功すればこんな感じ。
フローをオンにして使用する
フローは自動でオンになっているので特にやることはありません！
フォームに回答があるたびにこのような感じでメールを受け取ることができますよ！
おまけ：「長い回答」の改行をメールに反映させたいときは…
実は、この記事でご紹介した方法だとFormsで「長い回答」に設定した入力欄の改行が、メールに反映されません。
できればこういう感じで、改行させたいですよね。
Formsで受け取った改行をHTMLの <br> に変換する方法を紹介している記事があったのでご紹介します！
『Microsoft Formsで入力した長文テキストを、改行ありのままメール送信したい』
式を入力するタイプの方法は少しハードルが高いですが、さらにできることの幅が広がりますね…！
まとめ
- Power Automateはいろいろなサービスをつなぐ自動化ツール
- 用意されたテンプレートを改造してフローを作ると結構かんたん
- 込み入ったことをしたい玄人向けには「式」を入力する機能もアリ
Formsをよく使うという方は、ぜひPower Automateで回答をもっと見やすくしてみてください♪
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