セミナー・研修・イベントをオンライン配信業者へ依頼するメリット・デメリットとは？
オンライン配信のサポートをさせていただいている、ぞえです。
会議や打ち合わせだけでなく、研修やセミナー、定例会、会社説明会など幅広い場面で行うことが増えた「オンライン配信」ですが、社内会議やお客様と1対1での商談のような小規模のものであれば業者に委託する必要はなく、パソコンやスマートフォンなどが1台あれば簡単に行うことができます。
今回の記事では、オンライン配信を業者に頼むメリットとデメリット、どういった場合に業者に依頼をした方が良いのかを紹介していきます。
「これから社外へ向けてセミナー等を行いたいが業者に依頼するべきか悩んでいる」という方の参考になると幸いです。
オンライン配信業者に頼むメリット
必要な機材の準備はすべて任せられる
配信に必要なカメラやマイクなどの機材貸出や会場から借りる機材の操作についてを任せることができます。
会場から機材を借りる必要がある場合にも事前に業者に相談することが可能なため、無駄なコストをかける必要がありません。
そのため、特に外部の貸会議室やホール、宴会場を使用する場合にも専門的な知識がなくても外部の会場でスムーズに配信を行うことが可能です。
また、業者によってはZoomやYouTube、Vimeoなどの配信プラットフォームの設定までお願いすることもできます。
株式会社アルタはZoomの認定パートナーのため、Zoomライセンスについての相談もお気軽にお声掛けください！
クオリティの高い配信ができる
有料のセミナーや外部講師やゲストを招いての配信を行う場合は、高いクオリティを求められます。
業者に依頼をする場合はプロ仕様の機材が使えるため、パソコンについているカメラよりも解像度の高い映像の配信が行うことができます。
また、業者によってはカメラを複数台用意し講演中に使用するカメラをスイッチャーで切り替えることや配信画面の見た目も整えることができます。
配信についての相談ができる
初めてオンラインイベントやハイブリッド型の配信を行う場合は、そもそも何の機材が必要なのか、カメラは何台あるとよいのかなど、わからないことが多くあるかと思います。
オンラインイベントの進め方や配信プラットフォームの相談など、経験に基づいた意見を聞けるのも業者に依頼するメリットの一つです。
ハイブリッド型の配信とは？という方はこちらの記事で解説しております。
当日の設営やトラブル対応を丸投げできる
当日の配信機材の設営・準備を丸投げできるため、登壇者や参加者の対応でお忙しい担当者様の負担を軽減することができます。
また、配信中に発生したトラブルの対応や参加者からの質問に対しても任せることができます。
オンライン配信業者に頼むデメリット
費用が余分にかかってしまう
オンライン配信を業者に依頼する場合は、規模や時間帯、機材によってさまざまではありますが、最低でも十数万円は必要となります。
参加人数やイベントの規模によって業者に委託するか否かを見極める必要があります。
ただし、上記にも記載している通り規模によってさまざまのため、まずは無料相談やお見積もりを出してもらってから検討することをお勧めいたします。
弊社では「ホストのみプラン」として、Zoomライセンスの貸出や当日の遠隔でのサポートも行っております。
配信会場には伺わない分、お安くご提供することが可能ですので、気になる方は一度ご相談ください。
配信のイメージをしっかりと持っておく必要がある
配信業者に依頼する場合は、事前に配信のイメージを考え伝える必要があります。
うまく伝わっていない場合は当日になって変更点が多く発生してしまうこともあります。
弊社では、配信のイメージが固まっていない場合はお客様とともに考え、よりよい配信方法のご提案もさせていただきます。
まずは大まかでもよいので、配信自体でどんなことがやりたいのか、目的や一番大事にしたいポイントなどをお聞かせください。
オンライン配信を業者に依頼する基準とは？
ここまでに記載したメリットとデメリットと弊社の経験を踏まえたうえで、下記の場合は業者に依頼することをお勧めいたします。
- 高いクオリティの求められる有料でのセミナーや講演会、イベントの場合
- 外部講師やゲストに登壇してもらう場合
- 対面とオンラインのハイブリッド型配信を行う場合
- 音響関連の対応が難しい、外部の会場や初めての場所で配信を行う場合
- オンラインのみ、ハイブリッド型配信を問わず20名以上が参加する場合
株式会社アルタの配信事例
ホテルや貸会議室で行われる学会・定例会
定例会では、会場・オンライン問わず発表や意見、質問をするため、会場によってカメラの位置を変え、発表者がわかりやすいようにするのと、会場参加者の邪魔にならないよう配慮し配信を行いました。
士業様の定例会や学会発表でもご利用いただいています。
ホールでの講演会
ホールでの講演会では、登壇者の声を会場のスピーカーから聞こえるようにするのはもちろんのこと、Zoom参加者へ聞こえるようにし、会場のスクリーンに映している発表資料も見やすいよう配信を行いました。
学生へ向けた勉強会
弊社で実施した学生向けの勉強会では、学生へ意見や回答を求める場面では会場とZoomで相互に顔を見えるようにし、説明をする場面では会場とZoom参加者に資料を表示したりと場面によって映像を切り替えながら行いました。
実演での勉強会
実演での勉強会もハイブリッドで開催しました。
オンライン参加者にもわかりやすいように先生の手元をズームしたり、カメラを動かし様々な角度から見えるよう配信を行いました。
さいごに
株式会社アルタでは、セミナーや学会、発表会、研修会、定例会など様々なハイブリッド型配信・オンライン配信の準備から開催後アンケートまでフルサポートしています。
今回ご紹介した ようなオンラインセミナーやハイブリッド型のセミナーをやってみたいが難しそう、運営を任されているが不安などあれば、ぜひ一度ご相談ください。
ご⽤意いただくのは配信者様⾃⾝と使⽤する資料のみ！
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